Indkaldelse til ordinær generelforsamling i grundejerforeningen Klosterparken

Tid og sted: Tirsdag d.19 marts 2013. Solrød Bibliotek lokale 25B, kl.19.00

Dagsorden

1. Valg af dirigent og to stemmetællere
2. Formandens beretning
3. Forelæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse
4. Forslag fra bestyrelsen

A. Orienteringsoplæg omkring P-pladser i Klosterparken

B. Snerydning/glatførebekæmpelse

5. Forslag fra medlemmerne

· Ingen

6. Fastlæggelse af budget og kontingent for 2013
7. Valg af bestyrelse (4-6 medlemmer) og 2 suppleanter, i henhold til vedtægter §9
8. Valg af revisor og revisorsuppleant
9. Eventuelt

Vel mødt

Bestyrelsen

Ad pkt. 2.:

Formandens beretning for året 2012

Græsslåning

Brian har igen stået for græsslåningen. Som sædvanligt har han igen gjort et fint stykke arbejde, som vi alle kan være tilfredse med. Han skal have en stor tak og ros for sin indsats.

Lys

En tak og ros skal også rettes til Jørgen for igennem året at have sørget for, at der er lys i Klosterparken.

Arbejdsdage

Der har som sædvane tro igen været to arbejdsdage. Begge dage var succesfulde, da der blev nået det, der var planlagt til dagene.

Det må dog igen konstateres, at der er forholdsvis mange, der ”betaler” sig fra at medvirke aktivt, og der er mange gengangere blandt disse betalere.

”At betale sig fra at medvirke” var en mulighed, der blev indført, hvis man af en eller anden grund ikke kan medvirke, som f. eks svagelighed og alderdom. Men det forholdsvis store antal indikerer noget andet. Det er derfor muligt, at det skal genovervejes, om ydelserne skal købes i stedet.

Diverse reparationer:

Der har ikke været de store reparationer i det forløbne år, ud over det, der blev håndteret på arbejdsdagene.

Storskrald

Der har ikke i år været de store problemer omkring storskrald undtagen en enkelt episode.

Det er dog konstateret, at der jævnligt udsættes storskrald på et for tidligt tidspunkt.

Vi håber, at det nye år bliver helt uden nogen form for problemer på dette område.

Snerydning

Den indgåede aftale omkring snerydning har fungeret fint. Bestyrelsen er dog klar over, at den tilsvarende aftale, der er indgået imellem entreprenøren og enkeltparceller ikke fungerer, idet entreprenøren i indeværende sæson helt har undladt snerydning på enkeltparceller.

I december måned meddelte entreprenøren, at han ikke ville fortsætte aftalen med grundejerforeningen, da vores område var for besværligt. Opsigelsen af kontrakten har han siden fortrudt, og det er nu aftalt, at der afholdes et møde om de problemer, der er for entreprenørens side.

Vand i krybekældre i den sydlige del af bebyggelsen (smeltevand)

Der har, så vidt det er bestyrelsen bekendt, ikke været væsentlige problemer med vand i år. Vi håber således på, at vores problem er løst. Det skal dog nævnes, at der heller ikke har været oversvømmelse i området. En beboer har dog gjort opmærksom på at der i kommuneplanen fremgår at der er 10 husstande der har risiko for at blive oversvømmet hvert 10.år. Dette er nok ikke korrekt, da erfaringen var at hele den sydlige del blev oversvømmet. Forholdene kan dog forventes at ændres i gunstig retning da det forventes at der opbygges et regnvandsbassin i forbindelse med udvidelsen af motorvejen og den nye banestrækning.

Træer beskæring/fældning

Der har været gennemført en større beskæring og træfældning. Således er ”skoven” imellem blokken nr. 44-51 og volden fjernet helt, og jorden udjævnet.

Som kompensation for dette er der plantet nye træer i mindre grupper nærmere stien.

Den ydre hæk er blevet klippet af en entreprenør. Vi var ikke helt tilfreds med det udførte arbejde, som ikke var så tæt en klipning som forventet. Entreprenøren har lovet at udføre det reklamerede uden beregning ultimo februar, mens der stadig er frost i jorden.

Deklarationforslag

Bestyrelsen blev pålagt at arbejde videre med deklarationsforslaget ud fra de kommentarer, kommunen gav sidste år til vores daværende forslag.

Status på dette er, at der intet er sket. Årsagen til dette er, at undertegnet har påtaget sig opgaven. Jeg har dog været ekstremt belastet af mit arbejde, så opgaven udestår således stadig.

Ny fjernvarme ledning

Der skal etableres en fjernvarmetransmissionsledning til Køge parallelt med motorvejen. Denne transmissionsledning bliver lagt delvis inde på vores matrikel. Vi er blevet kontaktet af kommunen, så vi kunne komme med vores bemærkninger.

Der kan forventes lidt gener for os i anlægsperioden, og efterfølgende vil der blive pålagt servitut i et bælte omkring transmissionsledningen.

Der vil endvidere blive tale om erstatning, da der f.eks. ikke må være træer med rødder i et bælte omkring transmsisionledningen, og reetablering af objekter.

Lennart

---------------------------------------------------------------------------------------

Ad pkt. 4A:

Orienteringsoplæg omkring P-pladser i Klosterparken

Bestyrelsen har gennem de seneste måneder bemærket, at det kniber med at få plads til at parkere bilerne lovligt i Klosterparken. Dette er særligt udtalt i weekenderne, hvor der er mange gæster til beboerne.

 Såfremt der på generalforsamlingen er stemning for, at dette er et reelt problem og noget, der skal gøres noget ved, anbefaler bestyrelsen, at der etableres en arbejdsgruppe udenfor bestyrelsen, som frem til næste generalforsamling skal arbejde med at finde mulige løsningsforlag på denne problemstilling.

 Løsningsforslag bør omfatte:

- - Anlægsplaner

- - Godkendelse fra kommunen

- - Omkostninger og finansieringsforslag

---------------------------------------------------------------------------------------------

Ad pkt. 4B:

Bestyrelsen fremsætter forslag for snerydning/glatførebekæmpelse i hele Klosterparken.

Som omtalt i formandens beretning, så har snerydningen været udført tilfredsstillende på fællesområderne.

Entreprenøren har i december måned meddelt os, at han ikke ville fortsætte aftalen med grundejerforeningen, da vores område var for besværligt. Han har senere fortrudt opsigelsen af kontrakten, da han meddelte os, at han gerne ønsker at fortsætte, dog ikke for enkeltparceller.

Det er forståeligt, at entreprenøren synes, at det kan være besværligt med enkeltparcellerne, da han i praksis skal igennem hele området, men dog springe de parceller over, der ikke har indgået en aftale med ham. Alt andet lige er dette også irrationelt.

Årsagen til at det blev sådan, var, at der på den generalforsamling, hvor snerydningen blev vedtaget, var der ikke stemning for at få fortovene ryddet af en ekstern entreprenør ud for hver enkeltparcel.

Dette betød, at snerydning mm. for enkeltparceller blev udformet som en option i udbudsmaterialet.

De tilbud, der kom ind havde en meget stor spredning på prisen.

Den dyreste havde en pris på 1.219 kr. pr. gang for saltning og 3.063 kr. pr. gang for saltning og snerydning (P-pladser ikke medtaget da det kom senere efter kontakt med kommunen).

Den billigste havde en pris havde en pris på 500 kr. pr. gang for saltning og 750 kr. pr. gang for salt og snerydning. Derudover leverede den billigste en statistik dækkende 5 sæsoner, og som beskrev hvor mange gange, der havde været saltet, og hvor mange gange der havde været saltet og sneryddet i de enkelte sæsoner.

Den dyreste ønskede i øvrigt ikke at give en pris på optionen, snerydning for enkeltparceller

Den billigste blev valgt, og de har udført arbejdet til tilfredsstillelse.

Det eneste, der ikke har været tilfredsstillende er, at entreprenøren i indeværende sæson overhovedet ikke har udført arbejde for enkeltparceller; det arbejde som forståelig nok er mest irrationelt for ham.

I sidste sæson har vi betalt 14.250 kr. og i indeværende sæson har vi indtil medio februar betalt 21.087 kr. inkl. saltning og snerydning på. Disse beløb omfatter også P-pladserne

Hvis entreprenøren skulle rydde alle stier, svarende til, at der var indgået aftale med alle parceller, ville det beløbe sig til 19.860 kr. i sidste sæson og tilsvarende til 28.673 kr. indtil medio februar.

Begge dele vil altså kunne holde sig indenfor det vedtagne budget, endda med en væsentlig margin, med den entreprenør vi har i dag.

Som beskrevet, så er ovenstående baseret på en option, hvor alle parceller havde indgået enkeltaftaler. Hvis der ikke er tale om en option, men en aftale, der indbefattede hele stisystemet, og dermed sikrede en væsentlig mere rationel måde, hvor entreprenøren skal udføre sit arbejde på, så må det formodes at prisen bliver mindre.

Efter bestyrelsens mening er der god grund til at opgaven fremover skal omfatte hele Klosterparken.

· Dels er der ryddet overalt

· Dels vil der også blive ryddet, når det er nødvendigt, selvom man er bortrejst

· Dels vil dem, der ikke har tid til at rydde, og dem, der fysisk har problemer med at få ryddet, sikre at rydningspligten overholdes

· Og sidst, men ikke mindst, så vil det kunne gøres indenfor det bestående budget med nuværende entreprenør

Forslag:

Bestyrelsen forslår derfor, at bestyrelsen bemyndiges til at indgå aftale om snerydning/glatførebekæmpelse, også på de områder af det fælles stisystem, som den enkelte parcel er forpligtiget til at snerydde/glatførebekæmpe.

-------------------------------------------------------------------------------------------------

Ad punkt 7:

Formand Lennart nr.11 Ikke på valg valgt 2012

Næstformand Lisbeth nr.24 Ikke på valg valgt 2012

Bestyrelsesmedlem Benjamin nr.27 På valg valgt 2011.

Bestyrelsesmedlem Kim nr.45 På valg, genopstiller ikke valgt 2011 som

suppleant

1. Suppleant Ane nr. 6 Ikke på valg valgt 2012

2. suppleant Jesper nr. 40 Ikke på valg valgt 2012

vedtægt § 9.

BESTYRELSENS SAMMENSÆTNING:

Bestyrelsen består af mindst 4 og højst 6 medlemmer, der vælges på den ordinære generalforsamling, Desuden vælges en 1. og en 2. suppleant, som kan deltage i bestyrelsens møder, med taleret, men uden stemmeret. Valgperioden er 2 år, således at formanden og 2 bestyrelsesmedlemmer afgår de lige år, og øvrige bestyrelsesmedlemmer de ulige år. Formanden vælges direkte af forsamlingen.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Ad punkt 8:

Revisor Peter nr.16

Revisor suppleant Anne nr.27